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Dématérialisation des procédures administratives : En finir avec les impératifs temps et espace

mercredi 28 juillet 2010

La mise en œuvre de moyens électroniques pour réaliser des opérations de traitements, d’échanges et de stockages d’informations, sans supports papier, via les réseaux informatiques ; voilà ce qui pourrait être les nouvelles méthodes de travail dans l’administration burkinabè dans les années voire les mois à venir. La dématérialisation des procédures administratives pourrait résoudre bien de problèmes. L’objectif est d’impulser un nouveau dynamisme à l’administration burkinabè en mettant à profit les TIC.


Des documents envoyés au supérieur hiérarchique pour signature sont repris parce qu’une virgule ou une lettre a été sautée, d’autres sont reproduits en plusieurs dizaines d’exemplaires, inutilement. Ce sont donc des tonnes de papiers qui sont gaspillées chaque jour. Mais aussi du temps perdu d’autant plus que certaines personnes se déplacent d’une ville à une autre, juste pour aller prendre un formulaire et lorsque celui qui est chargé de donner ce document est absent, il faut revenir le lendemain sans la certitude de le trouver.

Pourtant, les nouvelles technologies permettent de s’affranchir ces contraintes de temps et d’espace. On peut mettre les documents en ligne pour éviter les déplacements inutiles. « On gagne en termes de disponibilité, de temps et d’économie. On peut travailler partout et à n’importe quelle heure », précise M. Anfana Traoré, le directeur de la règlementation, de la normalisation et de dématérialisation des procédures administratives au ministère des postes et des technologies de l’information et de la communication.

L’absence physique n’est plus un blocage car on peut travailler ensemble à distance via l’intranet ou l’Internet. Toute la chaine de l’administration pourrait suivre ce procédé dans les années, voire les mois à venir, grâce à internet. La dématérialisation a déjà commencé et les choses avancent bien dans certains ministères. Mais tous ne sont pas au même niveau. La direction, dont Anfana Traoré a la charge, veut donner une vision globale dans cette façon de travailler. La dématérialisation, dont il est question, permet de simplifier les procédures et améliorer le service public donnant un service continu de 24 heures sur 24 ; 7 jours sur 7.

Pour une plus grande satisfaction des usagers, il sera mis en place d’une cellule qualité en collaboration avec l’ABMAQ (association burkinabè pour le management et la qualité). Il ne faut pas qu’ils se sentent en marge de ce processus d’autant plus qu’ « on travaille pour satisfaire des gens et non pour nous-mêmes », soutient le directeur de la réglementation, de la normalisation et de la dématérialisation des procédures administratives.

La dématérialisation des procédures pourrait aussi contribuer à réduire la corruption qui est favorisée par « le contact physique ». Mieux, on n’a pas besoin d’être un expert en informatique pour trouver son compte dans la dématérialisation. D’ailleurs, elle peut et doit aussi faciliter l’archivage. A titre de preuve, les documents ayant servi pour tel ou tel travail seront conservés sous forme électronique. Donc, il ne sera plus question pour chaque responsable de service d’avoir des tiroirs plein de paperasses où se disputent souvent la poussière et les toiles d’araignées. Le papier sera moins utilisé. Actuellement, chaque dossier du Conseil des Ministres est reproduit en 60 exemplaires, puis acheminé vers les différents ministères concernés. Pour réduire ce gaspillage de papier, Anfana Traoré et ses collaborateurs travaillent actuellement sur la réalisation d’un pilote pour le projet e-conseil des ministres en partenariat avec le géant américain de l’informatique, Microsoft.

Normaliser d’abord

Mais auparavant, il faudra standardiser (normaliser) les documents en ligne pour une meilleure compréhension. Pour réussir cette dématérialisation, la direction en charge de ce volet a opté pour une démarche simple. Elle ira étape par étape, du plus simple au plus complexe. « On va d’abord demander à chaque ministère de faire l’inventaire de tout ce qui est formulaires ou services à mettre en ligne », confie Anfana Traoré. Ceci étant justifié par la vision globale que la direction de règlementation, de la dématérialisation veut insuffler à cette procédure. « Si on travaille en utilisant les moyens électroniques, il faut assurer la confiance numérique », précise-t-il. C’est dire que l’aspect sécurité ne sera pas occulté. Un référentiel général de sécurité (RGS) sera mis en place, à cet effet. « Le rôle du RGS est d’établir la confiance numérique lors des transactions électroniques. Il définit un ensemble de règles qui s’imposent aux autorités administratives dans la sécurisation de leurs systèmes d’information. Il propose les bonnes pratiques en matière de sécurité des systèmes d’information et fixe les règles que doivent respecter les fonctions des systèmes d’information contribuant à la sécurité des informations échangées par voie électronique », souligne M. Traoré.

La mise en place du RGS ne se fera pas de façon isolée, mais « par consultation des différents acteurs, par exemple les autorités administratives qui seront chargées de mettre en application ce référentiel », ajoute-t-il. Une méthodologie sera définie, ensuite tous les systèmes informatiques de l’ensemble des ministères travailleront de concert avec la direction de la réglementation, de la normalisation et de la dématérialisation des Procédures.

Anfana traoré se veut néanmoins réaliste. « Qu’une chose soit claire : on ne peut pas tout dématérialiser mais, il s’agit de rendre les choses beaucoup plus performantes et accélérer le traitement et la qualité des services ».

La dématérialisation a besoin d’un encadrement juridique. Cet encadrement est assuré par la loi N°045-2009/AN du 10 novembre 2009 portant réglementation des services et transaction électroniques. Elle traite du document électronique et sa valeur juridique, de la signature électronique et de l’archivage électronique. Il y a aussi la loi N°10-2004/AN du 20 avril 2004 portant protection des données à caractère personnel qui constitue la principale base juridique de la protection des données à caractère personnel. C’est la Commission de l’informatique et des libertés qui est chargée de contrôler le respect des règles en vigueur en matière de traitement des données à caractère personnel.

L’évolution des services publics vers la dématérialisation est positive. « Elle reste, néanmoins, tributaire de la simplification des procédures, de l’adhésion de l’administration à ses nouvelles obligations de transparence et de diligence », conclut Anfana Traoré.

Moussa Diallo
Faso-tic.net

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